Kvalitetsarbete i Avista

Vad kvalitetsarbetet består av

Kvalitetsarbetet i Avista är flera olika delar. De sätts upp var för sig men möts i uppföljningen. Den här sidan är ingången till dem alla.

• Kontroller ni utför själva. Någon är på plats och bedömer hur det ser ut. Hit hör INSTA 800, Hygien och egna kvalitetsmetoder.
• Vad kunden tycker. Enkäter ni skickar ut, där omdömet kommer från kunden i stället för från er.
• Ett samlat omdöme. En utvärdering väger ihop flera kontroller och enkäter till ett resultat.
• Uppföljning. Rapporter på webben, och aviseringar som skickar resultatet vidare till rätt personer.

Allt behöver inte användas. Många kör bara kontroller och rapporter.

Vilken sorts kontroll har ni?

De tre sorternas kontroller är lättast att blanda ihop, så de kommer först. De sätts upp på helt olika ställen.

Sort	Vad det är	Hur ni känner igen den	Var den sätts upp
INSTA 800	En branschstandard för städkvalitet. Reglerna för hur rum väljs ut och bedöms är givna.	Standarden nämns i avtalet, och kontrollen görs på ett urval av rummen.	Beställs av oss, kryssas i på kontraktets kvalitetsflik och kräver lokalregister.
Hygien	Samma upplägg som INSTA, men mäter hygien med hygienkoder och riskpoäng.	Ni mäter hygien, inte städkvalitet.	Beställs separat, har egen kryssruta och egna hygienkoder.
Egen kvalitetsmetod	Er egen checklista, ofta kallad egenkontroll. Ni bestämmer kontrollpunkter och skala själva.	Ni har formulerat kontrollpunkterna själva.	Byggs av er som aktiviteter och finns inte på kontraktets kvalitetsflik.

INSTA 800 och Hygien beställs och slås på. Egen kvalitetsmetod bygger ni själva. De delar ingen inställning, så att ha den ena ger inte den andra. Står det både INSTA 800 och egenkontroll i avtalet är det två skilda uppsättningar som ska göras.

Egen kvalitetsmetod finns i två varianter. Lokalbaserad bedömer rum för rum. Enhetsbaserad bedömer en hel lokaltyp i klump, till exempel alla konferensrum som en enhet.

Innan ni bestämmer skala och kontrollpunkter, se guiden Designa en kvalitetskontroll.

1. INSTA 800 & Hygien kontroller

De här två följer en färdig standard. Ni bestämmer alltså inte själva hur det ska bedömas, men ni behöver tala om vilka lokaler som ingår, vad som gäller på kontraktet och vem som ska utföra kontrollen. Stegen står i den ordning de behöver göras.

Innan ni kommer överens med kunden.

• Så avgörs om en INSTA-kontroll blir godkänd – vad AQL bestämmer, varför rummets yta spelar roll och varför ett underkänt stickprov fäller hela kontrollen.

Lokalregistret först. Kontrollen drar ett urval rum ur registret, så utan lokaler finns det inget att kontrollera.

• Import av lokalregister – läs in lokalerna från en Excel-fil, när ni börjar eller får en ny kund.
• Hantera lokalregister – lägg till nivåer och rätta i ett register som redan finns.

Kund och kontrakt. Här talar ni om vilken kvalitetsmetod som gäller och vilken nivå ni kommit överens om.

• Kontrakt och INSTA 800-kontroller – skapa kontraktet och koppla på kvalitetsdelen.
• Signatur vid utförd kontroll – om kunden ska skriva under på plats.

Skapa kontrollen. Den kan läggas upp i förväg från webben, eller startas direkt av den som är på plats.

• Skapa INSTA kontroller på webben – planera kontroller i förväg, och ändra en som redan är lagd.
• Skapa order eller inspektion i mobilen – när kontrollen ska skapas på plats i stället.

Planerade kontroller syns i orderlistan under kund och kontrakt, och i Operations center.

Utföra kontrollen. Den görs i mobilen, av en medarbetare som är kopplad till schemaraden där kontrollen är planerad.

• INSTA-inspektion – gå igenom en inspektion steg för steg, från start till val av rum.

När en kontroll underkänns. En ny kontroll kan skapas automatiskt, i stället för att någon ska behöva komma ihåg det.

• Automatisk omkontroll för INSTA – slå på det för organisation, kund eller kontrakt.

Se och skicka resultatet.

• Rapporten INSTA & Hygien – se planerade, pågående och utförda inspektioner.
• Skapa aviseringsmeddelande för INSTA & Hygien – skriv mallen för det mejl som ska gå ut.
• Koppla aviseringsmeddelande till INSTA & Hygien – bestäm vilka kunder eller kontrakt som ska få det.

2. Egna kvalitetsmetoder

Här bestämmer ni allt själva: vilka kontrollpunkter som ingår, vilken skala som används och vad varje värde betyder. Metoden byggs som en aktivitet under Inställningar, inte på kontraktets kvalitetsflik.

Välj variant först. Lokalbaserad bedömer rum för rum. Enhetsbaserad bedömer en hel lokaltyp i klump, till exempel alla konferensrum som en enhet.

Innan ni börjar fylla i.

• Designa en kvalitetskontroll – hur många steg skalan bör ha, och vad valet betyder för avtalet eller er egen uppföljning.

Bygga metoden.

• Skapa aktiviteten Lokalbaserad kvalitetsmetod – när bedömningen ska göras per lokal.
• Skapa aktiviteten Enhetsbaserad kvalitetsmetod – när en hel lokaltyp ska bedömas samlat.
• Lokalbaserad kvalitetsmetod med lokalregister – när metoden ska använda ert lokalregister.

En förenklad beskrivning för lokalbaserad metod är under arbete.

Styra var metoden syns.

• Koppla Kvalitetsmetod till Avistaplatser – gör att medarbetaren bara ser kvalitetsmetoden på de valda platserna, och slipper resten.

Utföra kontrollen i mobilen. Båda varianterna kräver tjänst 135 Oplanerade uppdrag på rollen. Saknas den syns metoden inte i appen, hur rätt den än är uppsatt.

• Lokalbaserad kvalitetsmetod i mobilen – så går en kontroll till per lokal.
• Enhetsbaserad kvalitetsmetod i mobilen – så går en kontroll till per lokaltyp.

3. Rapporter och aviseringar för egna kvalitetsmetoder

Resultatet finns i en rapport på webben. Ska det dessutom skickas ut med mejl behövs två steg: först skriver ni meddelandet, sedan bestämmer ni vem som ska få det. Mallarna är olika för de två varianterna.

Två av summeringsrapporterna heter nästan lika men mäter olika saker. Lokaltyp räknar hela rum, där ett rum blir underkänt så fort en kontrollpunkt i det underkänns. Aktivitetstyp räknar enskilda kontrollpunkter. Samma kontroll ger därför två olika procentsatser, och båda är riktiga svar på var sin fråga. Bestäm vilken fråga ni vill ha svar på innan ni väljer rapport.

Se resultatet.

• Rapporten Kvalitetsinspektioner – sök fram utförda inspektioner på tidsperiod och urval.

Skriva meddelandet.

• Skapa aviseringsmeddelande för Lokalbaserad egen kvalitetsmetod
• Skapa aviseringsmeddelande för Enhetsbaserad egen kvalitetsmetod

Bestämma vem som får det.

• Koppla aviseringsmeddelande till Lokalbaserad egen kvalitetsmetod
• Koppla aviseringsmeddelande till Enhetsbaserad egen kvalitetsmetod

4. Kundenkät

Här kommer omdömet från kunden i stället för från er. Enkäten byggs som en aktivitet, precis som en egen kvalitetsmetod, och skickas sedan ut som webbenkät.

Bygga och skicka.

• Skapa aktiviteten Enkät – lägg upp frågorna.
• Webbenkät – skicka ut, ändra och följ upp genomförda enkäter.

Aviseringar. Observera att de två kopplingsguiderna gäller olika tjänster på rollen, 75 för enkät och 295 för webbenkät. Går inget ut är det ofta där det sitter.

• Skapa aviseringsmeddelande för Webbenkät – skriv meddelandet.
• Koppla aviseringsmeddelande till Enkät – för enkätaktiviteten.
• Koppla aviseringsmeddelande till Webbenkät – för webbenkäten.

5. Utvärderingar

En utvärdering är inte en egen kontroll utan ett sammanvägt omdöme. Ni drar in de kontroller och enkäter som ska ingå, och får ett samlat resultat i stället för flera separata. Använd den när kunden vill se en siffra för helheten.

• Skapa aktiviteten Utvärdering – lägg upp utvärderingen och dra in de delar som ska räknas med.
• Skapa aviseringsmeddelande för Utvärdering – skriv meddelandet som ska gå ut.
• Koppla aviseringsmeddelande till Utvärdering – bestäm vem som ska få det.