Designa en kvalitetskontroll

Designa en kvalitetskontroll

Den här guiden handlar om vad du ska välja när du sätter upp en kvalitetsmetod, och varför. Hur du fyller i det står i Skapa aktiviteten Lokalbaserad kvalitetsmetod och Skapa aktiviteten Enhetsbaserad kvalitetsmetod.

Ta några minuter på det här innan du börjar fylla i. Skalan du väljer bestämmer vilka siffror kontrollen kan ge, och siffrorna används sedan antingen i ett avtal med kunden eller i ert eget kvalitetsarbete. En metod som har börjat användas går inte att ändra. Då får du kopiera den och börja om, och siffrorna blir svårare att jämföra med hur det såg ut förut.

Gäller det i stället INSTA 800 eller hygien följer de en standard, och då avgörs resultatet på ett annat sätt. Se Så avgörs om en INSTA-kontroll blir godkänd.

1. Vad vill du veta?

Börja här, för svaret bestämmer resten.

Blev det godkänt? Då räcker det att varje punkt är antingen godkänd eller inte. Du får veta hur ofta ni klarar er.

Hur bra blev det? Då behöver du flera steg att välja mellan. Du får veta hur bra det är, inte bara om det räckte.

Har du flera steg kan du alltid räkna ut hur många som blev godkända i efterhand. Har du bara godkänt och underkänt går det inte att få fram hur bra det var. Så om du är osäker, välj flera steg.

2. Hur många steg ska skalan ha?

Med bara godkänt och underkänt får du veta när något går fel. Du får inte veta att det höll på att gå fel.

Lägg till ett steg emellan, till exempel godkänt med anmärkning, så ser du när det börjar bli sämre. Då hinner ni ta upp det med den som utför arbetet innan det hinner bli ett problem. Det är oftast hela poängen med att kontrollera.

Tre till fem steg fungerar nästan alltid bra. Fler än sju är sällan värt besväret. När stegen blir för många väljer de flesta högst eller lägst, och stegen i mitten används inte likadant av alla. Skalan ser noggrannare ut på papperet än den är i verkligheten.

3. Har du bara två steg mäter du en procentsats

Det här är den vanligaste missen, och den märks först när siffrorna ska följas upp.

Säg att du sätter upp skalan så att 0 betyder ej godkänd och 1 betyder godkänd. En kontroll har tio punkter och nio av dem blir godkända. Resultatet blir 0,9, alltså nio av tio. Det är samma sak som 90 procent.

Sätter ni sedan en gräns vid 0,9, i ett avtal eller som ert eget mål, har ni egentligen bestämt att 90 procent av punkterna ska bli godkända.

Använd hellre 1 och 2 än 0 och 1. En nolla är svår att skilja från en punkt som inte fyllts i, både i rapporterna och när siffrorna förs över till Excel. Börjar skalan på 1 syns varje bedömd punkt som ett tal, och tomt betyder tomt.

Behåller ni 0 och 1 ändå, skriv då med ord bredvid siffran vad den betyder. Den som läser “nivå 0,9” tror ofta att det handlar om hur bra städningen är. Här handlar det i stället om hur ofta den blir godkänd. Står siffran i ett avtal är det två olika saker att bli oense om ett halvår senare. Är den ert eget mål är risken att ni följer upp något annat än ni tror.

Vill ni att siffran ska handla om hur bra det är, använd flera steg. Vill ni att den ska handla om hur ofta det blir godkänt, säg det rakt ut, och fundera på att uttrycka kravet i procent i stället för som en nivå.

4. Skriv så att alla bedömer likadant

En siffra betyder något bara om alla sätter den på samma sätt.

Prova så här: skulle två personer som kontrollerar samma lokal var för sig sätta samma siffra?

Med val som “Bra” och “Mycket bra” vet ingen var gränsen går. Då mäter ni skillnaden mellan personerna som kontrollerar, inte skillnaden mellan lokalerna. Siffrorna ser prydliga ut men går inte att lita på.

Skriv i stället vad man ska titta efter. “Inga fläckar syns på golvet” går att komma överens om. Blir ni oense en gång kan ni skärpa texten, och sedan är det löst.

Två saker som hjälper:

• Skriv texterna för den som står i lokalen, inte för den som läser rapporten.
• Låt två personer köra metoden på samma lokaler innan ni börjar använda den, och jämför vad de satte. Skiljer det sig är det texterna som ska bli tydligare, inte personerna.

5. Om vissa punkter är viktigare än andra

Med Vikt kan du låta vissa punkter betyda mer. Toaletterna kan få högre vikt än förrådet.

Då kan två sätt att räkna ge olika svar på samma kontroll. Räknar ni med vikt får ni veta hur det gick med det som är viktigast. Räknar ni utan vikt får ni veta hur många punkter som blev godkända, oavsett vilka de var.

Båda kan vara rimliga. Bestäm i förväg vilket som gäller och skriv ner det, så slipper ni diskutera det om ni blir oense.

6. Att gå igenom innan ni börjar använda metoden

• Vill ni veta om det blev godkänt, eller hur bra det blev?
• Har skalan tillräckligt många steg för att ni ska märka av en förbättring eller försämring?
• Om skalan bara har godkänt och underkänt, är alla överens om att nivån betyder en procentsats?
• Skulle två personer sätta samma siffra på samma lokal?
• Om ni använder vikt, vilket sätt att räkna är det som gäller?
• Har ni provat metoden på riktiga lokaler innan ni började använda den?

Tänk på att metoden låses så snart den kopplats till en roll eller en avistaplats, eller har använts en gång. Det mesta är enkelt att rätta innan dess och krångligt efteråt.